Jednolity i prosty system przechowywania dokumentów w biurze stanowi gwarancję komfortowej pracy i bezpieczeństwa wszystkich ważnych papierów. Mamy pewność, że nic nie zginie, nie zawieruszy się ani nie zniszczy. Dodatkowo znalezienie konkretnego dokumentu będzie banalnie proste. Jak tego dokonać?
Na czym polega właściwa organizacja dokumentów w biurze?
Przede wszystkim należy wydzielić odrębne miejsce na ważne dokumenty. System ich przechowywania zależy od własnych preferencji. Można wydzielić strefy na dokumenty używane regularnie oraz te używane jedynie sporadycznie. Alternatywą jest podzielenie ich tematycznie bądź alfabetycznie. Wszystko zależy od rodzaju przechowywanych dokumentów.
Organizacja dokumentów w biurze obejmuje:
- utrzymywanie stałego porządku w miejscu pracy, w tym odkładanie dokumentów tuż po ich wykorzystaniu
- umieszczanie dokumentów w koszulkach – jeśli należą do jednego klienta bądź wskazują na jedną sprawę można umieścić je razem
- korzystanie z kolorowych bądź podpisanych i oznaczonych segregatorów
- korzystanie z tzw. kuwety (przegródki na biurko) celem organizacji bieżących dokumentów lub gotowych formularzy do wypełnienia
- oddzielanie dokumentów etykietami
- układanie dokumentów rozmiarami – A4, A5, A6. Znacznie łatwiej je znaleźć, gdy między kartkami A4 nie będą znajdować się te znacznie mniejsze
Ponadto należy dbać o regularną utylizację, czyli niszczenie dokumentów, które nie są już potrzebne. Przed zniszczeniem warto upewnić się 2 razy czy dokument rzeczywiście do niczego się już nie przyda.
Dlaczego warto dbać o porządek w biurze?
Porządek w dokumentach w miejscu pracy jest kluczowy, aby wszelkie czynności zawodowe były efektywne i komfortowe. Nie trzeba bowiem tracić czasu np. na szukanie potrzebnych formularzy i papierów – wszystko znajduje się zawsze na swoim miejscu. Pozwala to na lepsze zarządzanie dokumentami i buduje wizerunek firmy oraz pracownika.
Organizacja dokumentów w biurze stanowi gwarancję bezpieczeństwa firmy. Wiemy, że dopełniliśmy wszystkich obowiązków, nie musimy martwić się o zaginione czy zniszczone ważne dokumenty. Dzięki temu jesteśmy bezpieczni i my i interes prawny firmy.
Na końcu warto wspomnieć, że uporządkowana przestrzeń jest po prostu przyjemna. Komfort w miejscu pracy w dużej mierze wpływa na dobre samopoczucie, a więc i jakość wykonywania obowiązków.
Najnowsze komentarze